Kostendelende verenigingen: nieuwe btw-regels

De btw-regels voor kostendelende verenigingen of zelfstandige groeperingen werden in juli 2016 onder druk van Europa gewijzigd. Eind vorig jaar kwam de fiscus eindelijk met een circulaire die meer uitleg geeft bij deze nieuwe regels. We lichten ze kort toe.

Wat is een kostendelende vereniging?

De kostendelende vereniging heet met een officiële wettelijke term: 'zelfstandige groepering'.  Een kostendelende vereniging is een vereniging die door twee of meer fysieke personen of rechtspersonen wordt opgericht met het oog op rationalisering van hun kosten. Een klassiek voorbeeld is een vereniging van enkele ziekenhuizen die een kostendelende vereniging oprichten om zo samen dure medische apparatuur aan te schaffen. De vereniging zal de apparatuur aankopen en aan de verschillende ziekenhuizen verhuren. Zo hoeven de ziekenhuizen niet elk apart in de apparatuur te investeren, maar worden de kosten gespreid.

Een kostendelende vereniging kan worden opgericht met of zonder rechtspersoonlijkheid.

De vereniging met rechtspersoonlijkheid:

Kan in eender welke vorm opgericht worden: het kan als vzw, maar ook als nv of bvba.

Het personeel nodig voor de werking van de vereniging, wordt direct door de vereniging zelf aangenomen en staat bij haar op de payroll. De personeelskosten worden onder de leden verdeeld.

De vereniging zonder rechtspersoonlijkheid:

Moet onder eigen benaming optreden. Tussen de oprichters wordt er dan een samenwerkingsovereenkomst gesloten waarbij wordt afgesproken welke activiteiten de vereniging zal ontplooien, hoe ze zal werken en welk lid de btw-verplichtingen zal opvolgen.

Kan zelf geen personeel aanwerven. Het personeel wordt aangeworven door één van de leden in naam en voor rekening van de vereniging. Dat lid kan het personeel aan de vereniging ter beschikking stellen, zonder dat er btw moet worden aangerekend  voor deze dienst. Het personeel moet dan wel worden ingezet voor de vrijgestelde activiteiten.

De leden gaan samen een duurzame samenwerking aan. Dit betekent dat de leden minstens twee jaar onafgebroken lid moet blijven van de vereniging.

Wie kan lid worden van de vereniging?

De leden mogen zowel vennootschappen, als vzw's als natuurlijke personen zijn. Dit houdt in dat ze ook belastbare activiteiten mogen hebben. Die belastbare activiteiten moeten evenwel bijkomend zijn. De hoofdactiviteit van de leden moeten vrijgestelde activiteiten zijn. Concreet betekent dit dat het totaalbedrag (per kalenderjaar) van de handelingen die recht op aftrek verlenen ( = de belastbare handelingen) lager  moet zijn dan 50 % van de totale jaaromzet. Een occasionele overschrijding van deze drempel wordt wel toegestaan door de circulaire.

Wat mag een kostendelende vereniging doen?

Diensten voor haar leden

In de eerste plaats kan de vereniging diensten verrichten voor de leden.  Op deze diensten moet de vereniging geen btw aanrekenen. Ze zijn vrijgesteld. Voorwaarde is wel dat de dienst direct nodig is voor de vrijgestelde of niet-belaste activiteit van het lid. Er moet een specifiek verband bestaan tussen de geleverde dienst en de vrijgestelde activiteit van het lid dat de dienst afneemt.

Hierboven schreven we al dat het kan voorkomen dat het lid een gemengde belastingplichtige is. Dat zijn de leden die zowel belaste als vrijgestelde activiteiten ontplooien. In dat geval moet de vereniging als ze voor dit 'gemengd' lid een dienst presteert wel btw aanrekenen als de dienst gebruikt wordt voor zowel de belaste als de vrijgestelde activiteit. Opvallend is dat dan over héél de dienst btw wordt aangerekend: ook voor het deel dat voor de vrijgestelde activiteit wordt gebruikt. Dat kan worden verholpen door de dienst in twee delen op te splitsen en dat op de factuur duidelijk te maken.

Diensten voor niet-leden

De vereniging mag ook diensten verrichten voor niet-leden. Op die diensten moet de vereniging wel btw aanrekenen. Bovendien moet de vereniging wel 'overwegend' voor haar leden diensten verrichten. Dit wil zeggen dat van het totaalbedrag op een jaar verdiend met alle verrichte diensten, meer dan 50 %  afkomstig moet zijn van voor leden gepresteerde diensten. Ook hier weer staat in de circulaire een tolerantie voor wanneer deze drempel niet wordt gehaald.

Leveringen van goederen

De levering van goederen staat los van de regeling van de kostendelende vereniging. De leveringen zijn dan ook altijd aan de normale btw-regels onderworpen.

Let op: diensten door leden voor leden

Diensten die het ene lid voor het andere verricht, vallen niet onder deze regels. De leden moeten aan elkaar dus gewoon btw aanrekenen (behalve natuurlijk als de handeling omwille van haar aard een vrijgestelde activiteit is).

Welke prijs mag de vereniging aanrekenen aan haar leden?

De kostendelende vereniging mag een vergoeding vragen aan de leden, maar die mag enkel de kosten dekken. Dit wil zeggen dat ze enkel een terugbetaling mag vragen van het aandeel van het lid in de gemeenschappelijke uitgaven. In concreto volstaat het dat de vereniging niet systematisch het maken van winst beoogt. Mochten er toch winsten zijn, dan mogen die niet verdeeld of uitgekeerd worden onder haar leden, maar moeten ze worden gebruikt voor de verbetering van de diensten.

Formaliteiten

Uiteraard moeten kostendelende verenigingen ook heel wat administratieve verplichtingen nakomen. Zo moeten ze o.a. (i) een nauwkeurige, gedetailleerde en transparante boekhouding bijhouden, (ii) hun leden inzage geven in de kostprijscalculatie van de vereniging en een jaarlijkse afrekening maken, (iii) facturen opmaken voor de belaste diensten en leveringen die ze doen en (iv) een ledenlijst neerleggen bij de btw-administratie.

terug naar het overzicht